Privacy Policy & Cookieverklaring

Laatst bijgewerkt: 26-07-26

Den Otter Consulting, gevestigd te Koningshoeven 13 te Den Bosch, is toegewijd aan de bescherming van uw privacy. In deze privacyverklaring leggen wij uit hoe wij omgaan met persoonsgegevens. Dit betreft zowel gegevens die wij via onze website, https://denottersolutions.com, ontvangen, als gegevens van zakelijke contactpersonen die wij uit andere bronnen verkrijgen en gebruiken om contact op te nemen over onze dienstverlening.

Wij verwerken uw persoonsgegevens in overeenstemming met de vereisten van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

1. Identiteit van de Verwerkingsverantwoordelijke

Den Otter Consulting is de 'Verwerkingsverantwoordelijke' in de zin van de AVG. Dit betekent dat wij beslissen welke persoonsgegevens worden verwerkt, voor welke doeleinden en met welke middelen. Wij handelen onder de handelsnaam Den Otter Solutions; berichten die u van ons ontvangt worden onder die naam verstuurd.

2. Welke Persoonsgegevens Verwerken Wij?

Wij verwerken persoonsgegevens omdat u deze zelf aan ons verstrekt, omdat deze automatisch worden verzameld tijdens uw bezoek aan onze website, of omdat wij deze uit andere bronnen hebben verkregen om u als zakelijke contactpersoon te kunnen benaderen.

A. Gegevens die u direct aan ons verstrekt:

Dit betreft de gegevens die u invoert via het contactformulier op onze website:

• Uw naam
• Uw organisatienaam (indien opgegeven)
• Uw e-mailadres
• Uw telefoonnummer (indien opgegeven)
• De inhoud van uw bericht (inclusief alle persoonsgegevens die u daarin zelf verstrekt)

B. Gegevens die u verstrekt via een online scan:

Op onze website kunt u kosteloos een zelfdiagnose invullen: de Data Maturity Scan en de AI-Readiness Scan. Vult u een van deze scans in, dan verwerken wij:

• Uw naam
• Uw bedrijfsnaam
• Uw e-mailadres
• Uw telefoonnummer (indien opgegeven)
• Uw sector en het aantal medewerkers van uw organisatie
• Uw antwoorden op de vragen van de scan, en de score die daaruit volgt

Wij gebruiken deze gegevens om u het rapport en onze persoonlijke toelichting te sturen. Het invullen van een scan is geen aanmelding voor nieuwsbrieven of verkoopmail. Ontvangt u op dat moment een reeks berichten van ons, dan stopt die reeks zodra u de scan invult.

C. Gegevens die wij automatisch verzamelen:

Wanneer u onze website bezoekt, verzamelen onze servers automatisch bepaalde technische informatie voor beveiligings- en diagnostische doeleinden.

• Uw IP-adres
• Het type browser en besturingssysteem (User-Agent)
• De pagina's die u bezoekt en het tijdstip van uw bezoek

D. Gegevens van zakelijke contactpersonen uit andere bronnen:

Wij benaderen bestuurders, directeuren en managers van Nederlandse bedrijven met informatie over onze dienstverlening op het gebied van data-analyse, rapportage en AI-automatisering. Voor dat doel verwerken wij een beperkt aantal zakelijke gegevens die wij niet van uzelf hebben ontvangen:

• Uw naam
• Uw functie
• Uw zakelijke e-mailadres
• De URL van uw zakelijke profiel op LinkedIn, indien openbaar
• Gegevens over uw organisatie: KvK-nummer, SBI-code, vestigingsplaats, bedrijfsgrootte en of de organisatie in het Handelsregister een non-mailingindicatie heeft
• De uitkomst van ons onderzoek naar een zakelijk e-mailadres, inclusief de vaststelling dat er géén adres gevonden is
• Gegevens over ons contact met u: welk bericht wanneer is verstuurd, of het is afgeleverd, en of en hoe u heeft gereageerd

Per organisatie kunnen wij gegevens van meer dan één contactpersoon vastleggen, zodat wij de meest passende persoon kunnen benaderen. Ontvangt u een bericht van ons, dan gelden de rechten in deze verklaring onverkort voor u persoonlijk.

Wij verzamelen geen gegevens achter een inlog of afgeschermde omgeving, en verwerken geen gegevens die u buiten uw beroepsuitoefening betreffen. Wij verwerken geen bijzondere persoonsgegevens.

3. Doeleinden en Grondslagen voor Verwerking

Wij verwerken uw persoonsgegevens uitsluitend voor specifieke, vooraf bepaalde doelen, en elke verwerking is gebaseerd op een wettelijke grondslag uit de AVG.

4. Bewaartermijnen

Wij bewaren uw persoonsgegevens niet langer dan strikt noodzakelijk is om de doelen te realiseren waarvoor uw gegevens worden verzameld.

• Contactverzoeken (potentiële klanten): Gegevens die via het contactformulier worden verstrekt, worden bewaard gedurende de looptijd van onze communicatie. Indien er geen klantrelatie tot stand komt, worden deze gegevens uiterlijk 24 maanden na het laatste contact verwijderd.
• Ingevulde scans: Uw antwoorden, score en contactgegevens bewaren wij tot 24 maanden na het invullen, tenzij er een klantrelatie ontstaat.
• Zakelijke contactpersonen (benadering): Gegevens van contactpersonen die wij hebben benaderd worden uiterlijk 18 maanden na het laatste contact verwijderd.
• Zakelijke contactpersonen die wij niet hebben benaderd: Gegevens die wij hebben verzameld maar waarmee binnen 12 maanden geen contact tot stand is gekomen, worden na die periode verwijderd.
• Afmeldregistratie: Indien u zich afmeldt, bewaren wij uitsluitend uw e-mailadres, de reden en de datum van afmelding. Deze registratie bewaren wij onbeperkt. Zonder deze registratie zouden wij u opnieuw kunnen benaderen, wat precies is wat u wilde voorkomen. Wij gebruiken deze gegevens voor geen enkel ander doel.
• Klantgegevens: Indien u klant bij ons wordt, vallen uw gegevens onder onze klantadministratie. Deze gegevens worden bewaard conform de wettelijke fiscale bewaarplicht van 7 jaar.
• Serverlogs (beveiliging): Technische logs, inclusief IP-adressen, worden voor beveiligingsdoeleinden niet langer dan 14 dagen bewaard.

5. Delen van Gegevens met Derden

Wij verkopen uw gegevens nooit aan derden voor commerciële doeleinden. Wij verstrekken uw gegevens ook niet aan derden voor hun eigen marketingdoeleinden. Wij delen uw gegevens alleen met derden ("Verwerkers") wanneer dit noodzakelijk is voor de uitvoering van onze dienstverlening, of wanneer wij hiertoe wettelijk verplicht zijn.

• Hosting Provider: Onze website en e-maildiensten worden gehost door Cloud86. Deze partij verwerkt de gegevens (opslag) in onze opdracht. Wij hebben met deze partij een rechtsgeldige verwerkersovereenkomst (conform Art. 28 AVG) afgesloten, die hen verplicht tot geheimhouding en adequate beveiliging.
• Opslag en procesautomatisering: Voor het beheren van onze zakelijke contactgegevens en het verzenden van berichten gebruiken wij Supabase (opslag, servers in Frankfurt) en n8n Cloud (servers in Duitsland). Beide partijen verwerken deze gegevens uitsluitend in onze opdracht.
• CRM: Indien u reageert op een bericht van ons, leggen wij uw gegevens vast in HubSpot (EU-hosting) om het gesprek te kunnen volgen. Reageert u niet, dan komen uw gegevens niet in ons CRM terecht.
• Vaststellen van zakelijke e-mailadressen: Om het zakelijke e-mailadres van een contactpersoon vast te stellen gebruiken wij Icypeas (Frankrijk). Wij verstrekken daarbij de naam van de contactpersoon en het internetdomein van de organisatie. Icypeas verwerkt die gegevens in onze opdracht en beheert daarnaast een eigen database met zakelijke profielgegevens uit openbare bronnen, waarvoor Icypeas zelf verwerkingsverantwoordelijke is.
• Validatie van e-mailadressen: Wij controleren of een e-mailadres bestaat en actief is, om te voorkomen dat wij berichten sturen naar onjuiste adressen. Hiervoor gebruiken wij Icypeas en Verifalia. Verifalia verwerkt uitsluitend binnen de Europese Economische Ruimte (Duitsland en Nederland) en bewaart aangeboden adressen niet langer dan de door ons ingestelde termijn.
• Geautomatiseerde tekstverwerking: Wij gebruiken een taalmodel van Anthropic of OpenAI om openbare bedrijfsinformatie samen te vatten en om binnenkomende reacties te classificeren. Er vindt geen geautomatiseerde besluitvorming plaats met rechtsgevolg of vergelijkbaar effect voor u.
• Wettelijke verplichting: Wij kunnen verplicht worden om gegevens te delen in het kader van een juridische procedure of op last van een bevoegde autoriteit (zoals de politie).

Met de partijen die in onze opdracht verwerken zijn verwerkersafspraken vastgelegd, hetzij in een afzonderlijke verwerkersovereenkomst, hetzij in de verwerkersbepalingen van hun voorwaarden.

Onze website, e-mail, contactendatabase en verzendworkflow draaien binnen de Europese Economische Ruimte: Nederland en Duitsland. Voor het vaststellen en valideren van e-mailadressen en voor geautomatiseerde tekstverwerking kan verwerking buiten de EER plaatsvinden; dat gebeurt dan op basis van de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie.

6. Beveiliging van Persoonsgegevens

Wij nemen de bescherming van uw gegevens serieus en hebben passende technische en organisatorische maatregelen (TOMs) genomen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan.

• De verbinding met onze website is beveiligd middels SSL/TLS-encryptie (te herkennen aan https:// en het slot-icoon in uw browser).
• Toegang tot systemen waarin persoonsgegevens worden opgeslagen (zoals de e-mail inbox) is beperkt en beveiligd.
• Toegang tot onze contactendatabase verloopt uitsluitend via persoonlijke accounts met tweefactorauthenticatie.

7. Uw Rechten (Rechten van Betrokkenen)

U heeft te allen tijde controle over uw persoonsgegevens. Onder de AVG heeft u de volgende rechten:

• Recht op Inzage (Art. 15 AVG): U heeft het recht om een overzicht op te vragen van de persoonsgegevens die wij van u verwerken.
• Recht op Rectificatie (Art. 16 AVG): Indien uw gegevens onjuist zijn, heeft u het recht om deze te laten corrigeren.
• Recht op Verwijdering (Art. 17 AVG): U kunt ons verzoeken om uw persoonsgegevens te verwijderen (onder bepaalde voorwaarden, bijv. als de gegevens niet langer nodig zijn voor het doel).
• Recht op Beperking (Art. 18 AVG): U heeft het recht om de verwerking van uw gegevens tijdelijk te laten stopzetten.
• Recht op Bezwaar (Art. 21 AVG): U kunt bezwaar maken tegen de verwerking van uw gegevens op basis van ons gerechtvaardigd belang (zie tabel in punt 3). Maakt u bezwaar tegen zakelijke benadering, dan stoppen wij daar zonder meer mee.
• Recht op informatie over de herkomst (Art. 14 AVG): Heeft u gegevens niet zelf aan ons verstrekt, dan heeft u het recht te vernemen uit welke bron deze afkomstig zijn.

Om gebruik te maken van uw rechten, kunt u een e-mail sturen naar rob@denottersolutions.com. Om misbruik te voorkomen, kunnen wij u vragen om u adequaat te identificeren. Wij reageren op uw verzoek binnen de wettelijke termijn van één maand.

U heeft tevens het recht om een klacht in te dienen bij de Nederlandse toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens.

8. Wijzigingen in deze Privacyverklaring

Wij kunnen deze privacyverklaring van tijd tot tijd wijzigen, bijvoorbeeld in het geval van gewijzigde bedrijfsvoering of wetgeving. De meest actuele versie is altijd te vinden op onze website.

Cookieverklaring — Den Otter Solutions

Laatst bijgewerkt: 19-07-26

1. Wat zijn Cookies?

Cookies zijn kleine tekstbestanden die door een website op uw computer, tablet of mobiele telefoon worden geplaatst. Deze bestanden slaan informatie op over uw bezoek.

2. De Nederlandse Cookie-wet (Telecommunicatiewet)

De Nederlandse Telecommunicatiewet (Art. 11.7a) vereist dat websitebezoekers "toestemming" geven voor het plaatsen en uitlezen van de meeste soorten cookies. Dit is de reden dat u op veel websites een "cookiebanner" ziet.

De wet maakt echter een belangrijke uitzondering voor cookies die geen of geringe impact hebben op uw privacy. Dit zijn:

• Functionele (noodzakelijke) cookies: Cookies die strikt noodzakelijk zijn om de website technisch te laten functioneren of een door u gevraagde dienst te leveren (bijv. een cookie dat uw sessie beheert).
• Analytische cookies (met geringe impact): Cookies die worden gebruikt om websitebezoek te meten, mits deze privacy-vriendelijk zijn ingesteld (bijv. geanonimiseerd).

Voor deze twee categorieën is geen toestemming en geen cookiebanner vereist.

3. Cookies op denottersolutions.com

Den Otter Solutions hecht waarde aan een heldere, snelle en privacy-vriendelijke website.

Onze website https://denottersolutions.com gebruikt daarom uitsluitend functionele (noodzakelijke) cookies. Wij gebruiken geen analytische cookies (zoals Google Analytics) en geen marketing- of trackingcookies (zoals die van Facebook of LinkedIn).

Omdat wij enkel cookies gebruiken die vallen onder de wettelijke uitzondering, is uw toestemming (via een cookiebanner) niet wettelijk vereist.

4. Overzicht van Gebruikte Cookies

Hieronder vindt u een overzicht van het enige cookie dat door onze website wordt geplaatst om de technische werking te garanderen.

5. Cookies blokkeren

U kunt het plaatsen van cookies (ook de functionele) altijd blokkeren via de instellingen van uw internetbrowser. Hoe u dit doet, kunt u vinden in de help-functie van uw browser. Houd er rekening mee dat het blokkeren van dit noodzakelijke cookie de werking van de website negatief kan beïnvloeden.